در اين مقاله هم بخشي را به Outlook اختصاص داديم؛ اين بار به سراغ وظيفه اصلي اين نرم‌افزار يعني مديريت ايميل مي‌رويم, کساني که با اين نرم‌افزار به چک کردن ايميل مي‌پردازند همواره با خطر از دست ددن ايميل‌هايشان به دلايل مختلف مواجه هستند؛ به طور مثال ممکن است ويندوز از بين برود و يا نرم‌افزارهاي آفيس با مشکل مواجه شوند؛ شايد مشکلي سخت‌افزاري پيش بيايد و خلاصه شما بمانيد و کلي اطلاعات از دست رفته؛ چرا که در اين صورت تنها ايميل‌ها از دست نمي‌روند بلکه ليست تماس‌ها, ايميل‌ها, کليه اطلاعات تقويم و بخش Tasks نيز به همراه ايميل‌ها نابود خواهند شد, البته Outlook با روش‌هاي مختلفي به Mail server متصل مي‌شود و در برخي از اين متدها ايميل‌ها بر روي سرور باقي مي‌مانند, در حقيقت زماني که شما يک آدرس ايميل را به outlook معرفي مي‌کنيد يک فايل با پسوند  .PST ساخته مي‌شود که در Outlook به Office Date File شناخته مي‌شود؛ زمانيکه در بخش Mail قرار بگيريد مي‌توانيد تمام اين فايل‌ها را ببينيد در حقيقت شما مي‌توانيد تعدادي از اين نوع فايل‌ها را داشته باشيد که هر کدام داراي بخش‌هاي مختص خود هستند يعني هر يک به طور جداگانه داراي بخش‌هاي Mail , Tasks , Calendar و غيره هستند, که ساده‌ترين حالت آن را به صورت Personal Folder مانند شکل 1 مي‌بينيد علاوه بر اينکه افراد مختلف ممکن است فولدرهاي متفاوتي نيز براي ايميل‌هاي خود ساخته باشند که اطلاعات همگي آنها در اين فايل ذخيره مي‌گردد. از طريق چند روش مي‌توان از اوت‌لوک پشتيبان تهيه کرد:

نکته 1 : (C: ) در اينجا درايوي است که ويندوز در آن نصب شده است, که مي‌تواند در سيستم‌هاي ديگر متفاوت باشد.
نکته 2 : Username  نام کاربر جاري ويندوز است.

براي تهيه پشتيبان از هر آنچه که در Outlook داريد,‌کافي است که فايل PST را در جاي مطمئني کپي کنيد.

روش دوم
روش ديگري که به وسيله آن مي‌توانيد از تک تک فولدرهايتان به صورت جداگانه پشتيبان بگيريد Export  کردن آنهاست ؛‌ وارد منوي فايل شده و سپس گزينه Import and export را برگزينيد,‌ از ليست ظاهر شده گزينه اول را ؛‌‌ Export to a file را برگزينيد,‌ سپس از ليست بعدي Personal Folder File را مانند شکل 4 برگزينيد.

در مرحله بعدي ليست تمام فولدرها را در Personal Folder مي‌بينيد که بنا بر نياز مي‌توانيد از هر کدام که تصميم داشتيد پشتيبان بگيريد بدين صورت که فولدر مورد نظر را مثلا Contacts را انتخاب و در مرحله بعدي آدرس محل ذخيره‌سازس فايل را مي‌دهيم با تاييد توسط دکمه Finish پوشه انتخاب شده با فرمت PST ذخيره مي‌شود همانطوريکه در مرحله دوم ديديد مي‌توان با فرمت‌هاي متفاوتي پشتيبان‌گيري کرد که برحسب نياز مي‌توانيد از آنها نيز استفاده کنيد.

بازگرداني فايل‌هاي پشتيبان
اگر از طريق روش اول پشتيبان گرفتيد, زمانيکه اطلاعات خود را از دست مي‌دهيد و يا مي‌خواهيد تمام اطلاعات قبلي خود را به کامپيوتر جديدي منتقل کنيد, کافيست اين فايل‌ها را در همان آدرس کپي کنيد. در شماره آينده kdc به مبحث Import کردن فايل‌هاي مختلف و نحوه اين کار آشنا مي‌شويم.